[ERP] 구매/자재 관리 프로세스

<구매/자재 관리 프로세스>

자재관리

- 생산에 필요한 자재의 확보, 보관, 이동, 활용의 전반적 과정을 합리적으로 관리하여

생산계획에 따른 생산활동이 원활하게 진행되도록 지원하는 활동

 

> 업무

● 자재계획

제품 1단위당 소요자재 기준에 따라 자재명세서 작성하고 생산계획에 맞추어

생산예정 제품별로 자재의 소요량과 소요시기를 산출.

자재별로 집계하여 현재 재고기록을 고려하여 청구

 

● 구매관리

자재청구 내역에 근거하여 필요한 자재의 구매활동

 

● 창고관리

필요한 자재를 필요한 때에 즉시 출고할 수 있도록 하는 보관활동

 

● 재고관리

생산과 판매 활동을 지원하기 위하여 적정 재고량을 낮은 비용으로 확보하고 유지하는 기능

 

● 기타

비용절감을 위하여 자재의 표준화 및 단순화, 대용품 연구

공정 후의 자재 및 불량 자재의 처리

 

 

구매관리

- 생산과 판매 ... 기업의 활동에 필요한 품목을 매입하는 활동

 

> 구매관리의 목적 (5R)

● 좋은 품질의 물품구매

● 적당량의 구매

● 적당한 시기의 구매

● 적절한 가격의 구매

● 적절한 구매처의 선정

 

 

 

 

 

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<구매/자재관리 - 구매관리>

1. 주계획작성 (MPS)

- 판매계획이나 수주를 근거로 수급량을 산출 및 계획을 수립

주로 완제품에 대한 생산계획

 

판매계획이나 수주계획을 근거로 수급량 산출, 계획 수립

판매계획이나 확정수주를 기반으로 보통 일주일 단위로 구체화된 생산계획

 

생산할 특정 제품의 수량과 날짜 입력

주계획작성시 안전재고 수량 고려

 

수립된 계획은 MRP에 적용 ~ 자재의 수급계획 수립

 

(수주등록한 것 주문적용 받아서 주계획작성) -> 확정된 수주

 

> 계획일

~까지 만들 날짜

출하예정일 이전에 만들어져 있어야함

납기일보다 계획일이 더 빨라야 함

리드타임, 출하예정일 감안하여 생산계획

 

 

 

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2. 소요량전개 (MRP)

- 주계획에 따라 소요되는 원부재료, 반제품, 제품 ... 각 품목에 대한 소요예정일, 예정발주일, 발주예정수량 산출

완제품 생산계획에 따른 원부재료(생산), 반제품, 부품(구매) ... 대한 정보 산출

주생산계획이나 생산계획 등을 통해 각 품목의 소요예정일, 발주예정, 발주예정수량 산출

 

BOM 근거로 산출한 수량(총소요량), 총소요량에 가용재고를 감안한 수량(순소요량)이 결과로 나타남

BOM의 자품목 구성정보, 필요수량에 의해 산출

 

순소요량 = 총소요량 - 가용재고

 

안정적인 재고량을 유지하고 과다재고를 막아

회사의 안정적인 재고관리와 최적의 자재 수급에 영향 

 

> 전개구분

0. 판매계획 / 1. 주문전개 / 2. 모의전개 / 3. 생산계획

판매계획, 주문전개 - MPS 불러옴

모의전개 - 시뮬레이션

생산계획 -  주로 공산품

 

> 소요일자

주계획작성에서 입력한 계획일자

(생산계획에 근거할 경우에는 생산계획일자 반영)

조달구분 '생산' - 작업완료일, '구매' - 납기일 의미

 

> 예정발주일

주계획작성의 계획일자에 품목등록에 입력한 리드타임을 감안하여 반영

조달구분 '생산' - 작업시작일, '구매', - 발주일

 

> 예정수량

주계획작성에서 입력된 수량을 기준으로 BOM에 등록된 필요수량을 계싼

현재고 & 입고예정, 출고예정, 생산예정수량 .. 감안하여 예정수량 산출

 

 

> 전개기준

감안할 것들 선택 

 

 

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3. 청구등록

- 생산을 위한 작업지시, 구매발주 전에 수급하고자 하는 품목을 청구등록

 

소요량 적용을 받을 수 있고

소요량 적용 없이 구매해야 하는 품목(보통 MRO)은 직접 입력

-> MRP에는 생산에 필요한 것만 작성하기 때문에

 

● 일반구매 : A4, 작업복 ...

자사에 BOM 없어 MRP 불가 -> 작년 구매량을 참고 ~ 소요기반계획

● 생산구매 : 생산에 필요한 물건

 

청구등록한 품목 중 구매품목은 구매관리에서 발주등록, 생산품목은 작업지시 수행

 

소요량 적용을 받아서 어떤 것 구매 / 생산할지 필요한 것 요청

 

원재료, 부재료 : 구매 => 구매관리 - 발주등록(해외품목의 경우 L/C 개설..)

제품, 반제품 : 생산 => 작업지시(외주품목은 외주 발주) 수행

 

 

 

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(4. 청구품의등록)

- 청구요청등록에 입력한 내용을 실제로 청구할 것인지에 대한 승인 요청

'시스템 환경설정 - [물류] - 44. 품의등록여부 - 1.운영함'으로 설정

 

(5. 청구품의승인등록)

- 청구품의내역을 승인, 미승인 처리

 

(6. 청구품의마감등록)

- 청구품의내역의 승인잔량을 마감 혹은 미마감 처리

 

 

 

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7. 발주등록

- 회사에서 필요로 하는 품목을 구매하기 위한 구매발주서를 거래처로 발송하기 위해 등록

소요량 전개 후 청구적용 받거나 직접 입력하여 발주

 

구매해야 하는 품목들만 뜸 (원부재료, 부품 ...)

청구적용 조회

 

입고예정일은 납기일과 같거나 이전이어야 함

 

● 구매발주서

입력 후 구매발주서 거래처 전송 -> 거래처 영업부가 받음

주문한 것 확실시 하는 문서

 

 

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(8. 입고의뢰등록)

- 발주한 품목을 납품받아서 창고에 입고시키기 위해

물류창고 담당자에게 입고처리를 요청

입고의뢰에서 품목별로 입고검사 여부 선택 

창고에 넣어주세요 ~ > 창고에 재고 들어온 것 X

 

'시스템 환경설정 - [물류] - 42. 입고의뢰운영여부 - 1.운영함'으로 설정

검사 - '검사' 설정해야 '입고검사등록' 가능

검사 - '무검사' 설정 시 바로 입고처리

 

+) <물류담당자코드등록>

'시스템관리 - 기초정보관리 - 물류담당자코드등록' 되어 있어야 의뢰담당자 보임

 

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(9. 입고검사등록)

- 입고 전에 입고품목에 대한 검사를 수행한 후 검사결과를 등록

입고의뢰에서 입고검사로 선택된 품목에 대해서만 의뢰적용 받아서 수행

 

'시스템 환경설정 - [물류] - 46. 입고전검사운영여부 - 1.운영함'으로 설정

 

 

 

● 검사유형

전수검사 : 검사(대상) 수량의 전부를 검사

샘플검사 : 품목에 따라 검사(대상) 수량의 대상 백분율을 감안하여 검사 대상 산출 후 이에 해당되는 수량이 검사 대상

 

● 시료수 : 샘플검사의 경우에만 해당, 샘플대상의 수량을 사용자가 직접 입력

● 시료 합격 수 : 시료 수 中 합격된 수량

● 시료 불합격 수 : 시료 수 中 불합격된 수량

 

● 합격여부

검사 시 합격 여부 등록 

합격 - 합격 수량만큼 입고대상 수량

불합격 - 입고 대상 수량 X, 재검사 대상 수량

 

 

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10. 입고처리

- 품목이 창고에 입고되는 시점에 등록

재고증가의 요인 -> 재고수불에 실질적인 영향

발주를 근거로 입고 처리

발주근거 없이 예외처리(반품) 가능 

 

● 입고의뢰, 입고검사 프로세스 없는 경우 - 발주적용 받아서 등록

 

● 입고의뢰, 입고검사 프로세스 있는 경우 - 의뢰적용(검사X), 검사적용(검사O) 

 

입고일자 : 실제 물건이 들어온 날짜 (납기일 X)

 

장소 필수 입력

구매부 창고 -> 제품창고

(영업부 창고 -> 부품창고)

 

 

 

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11. 매입마감(국내거래)

- 입고에 대한 매입마감에 사용

입고적용받아 처리

재교평가시 매입마감된 것까지 품목대상

=> 매입마감이 안 되면 재고평가에서 제외

 

입고적용 받아서 등록

 

 

 

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12. 회계처리(매입마감)

- 전표발행을 위해 매입마감내역을 회계처리

미결전표 생성, 회계부서에서 전표승인 처리

 

'회계연결계정과목등록'이 설정되어 있어야 전표 생성 가능

 

 

 

구매/자재관리 - 매입마감 회계처리 -> 매입전표

원재료 ~~~  부가세대급금 ~~~ / 외상매입금 ~~~

 

 

● 부가세 대급금

부가세 포함된 물건을 삼(하나상사)에게 우리 돈이지만 대신 세금신고 하라고 준 것

 

 

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13. 발주마감처리

- 발주등록 후 발주잔량이 남아있는 상태에서 거래처에 더 이상 납품 요펑하지 않고

해당 발주건을 종료시킬 경우 사용

발주마감처리를 수행하면 입고의뢰 / 입고처리 대상 X

중간에 거래 마감할 때 ~> 정상 프로세스 X

 

 

 

 

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<구매/자재관리 - 재고관리>

기초재고/재고조정

> 기초재고(기초조정)

- 시스템 도입초기 기초수량 등록

ERP 도입 전에도 회사는 운영되고 있었을 것 = 이미 재고 보유

보유 재고를 ERP에 입력

 

> 재고조정(입고조정, 출고조정)

- 시스템 가동 중 전산재고와 실물재고의 수량을 일치시키기 위해 재고조정등록

실제 현장의 재고와 전산상의 재고가 맞지 않을 때

전상상의 재고 조정을 통해 실제 = 전산 일체화 시키는 과정

• 입고조정 : 실제 > 전산 
• 출고조정 : 실제 < 전산